​La mirada de Fernando Ravaglia sobre la importancia de planificar y controlar la marcha de la empresa agropecuaria

Fernando Ravaglia es Ingeniero agrónomo y consultor agropecuario y trabaja desde hace más de 30 años ayudando a las personas del sector a resolver sus problemas y a conseguir sus objetivos empresarios, familiares y personales. 

Hoy, tomamos prestada una de sus columnas sobre la planificación y el control de la empresa agropecuaria. Es muy recomendable su lectura...

"Pocas cosas deben ser tan molestas como la incertidumbre, esa sensación de no saber muy bien lo que nos espera, las dudas, el temor a un escenario imprevisible y muchas veces, la parálisis generada por el miedo a tomar malas decisiones que nos hagan comprometer nuestro capital y llegar al límite de poner en riesgo nuestra empresa.

Cuando hablamos de la importancia de planificar y controlar la marcha de la empresa agropecuaria, un comentario casi seguro es "¿planificar?, ¿para qué?, si en este país todo es improvisación, un plan no te duraría nada…", y con esta excusa no se planifica, y se justifica la falta de control de gestión en las empresas.

Seamos honestos, no hay tema más desagradable para los productores agropecuarios como el desafío de tener que ordenar y analizar las cuentas de la empresa, algo que exige sentarse con paciencia y orden y empezar a pasar en limpio papeles que muchas veces ni siquiera queremos volver a ver porque nos están mostrando que los gastos son mayores a lo que nos gustaría, o que, probablemente, no lleguemos a cubrir los costos de producción del tambo.

Tener este tipo de señales delante de la nariz no es agradable y, sin embargo, es mucho más útil y "saludable" enterarse a tiempo si estamos haciendo las cosas bien o no, que ilusionarnos viendo que sube la producción en el tambo y no estar seguros si estamos ganando o perdiendo dinero.

La intención de esta nota es hacerlos reflexionar acerca de la importancia que tiene llevar y analizar información económica en el tambo y cómo esta información tiene la virtud, si está bien analizada, de contestar aquellas preguntas que muy frecuentemente nos preocupan al punto de no dejarnos dormir.

Veamos algunas de estas situaciones y preguntas.

Situación 1 – La producción general anda bien y los litros por vaca suben día a día, el tambero está contento. Sin embargo, cuando llega el cheque de la leche apenas alcanza para pagar los gastos del mes y a los proveedores, ni hablar de hacer retiros. Dudas: ¿Estaremos ganando dinero?, ¿Qué pasa que no queda nada?, ¿Tanto trabajo para qué…?.

Situación 2 – El precio de la leche está estable o con tendencia a la baja y el costo de los concentrados sube. Dudas: ¿Hasta dónde es negocio seguir suplementando?, ¿Cuánto me cuesta producir un litro de leche en estas condiciones?, ¿Cuál es mi costo límite para seguir produciendo sin perder dinero?.

Situación 3 – No llueve, nos vamos quedando paulatinamente sin pasto, la producción se empieza a apoyar más en las reservas que en el pastoreo directo y la producción disminuye de modo preocupante, los recursos se hacen escasos. Dudas: ¿Hasta cuándo podré mantener la producción con este nivel de gasto?, ¿Cuánto me durarán las reservas de dinero?, ¿A qué ritmo me estoy gastando el dinero o endeudándome?.

Situación 4 – Conseguimos un crédito a cinco años que nos permite hacer funcionar el tambo en la situación crítica actual. Aunque los costos de producción son altos, el tambo semi estabulado sigue funcionando y no tuvimos que deshacernos de las vacas. La gran duda es saber si endeudarnos habrá sido negocio o no para cuando tengamos que pagar el crédito con sus intereses.

No voy a enseñar la teoría de la gestión económica en la empresa rural porque tomaría mucho más espacio que el que la nota permite, solo voy a ir enumerando los pasos para ordenar la información en la empresa y poder contestar cada vez más y mejores preguntas.

Etapa 1 : Registros físicos de niveles de producción.

Permiten controlar (cuantificar y verificar) la combinación de insumos aplicados a la producción y los resultados que se obtuvieron con dicha combinación.

Está orientado a fijar correlaciones entre determinadas técnicas y los mejores rendimientos factibles de obtener (Ej. Niveles de suplementación y evolución de la producción individual del rodeo, etc…) y a controlar la evolución de nuestra habilidad productiva en función de cómo combinamos los insumos.

Registros:

• Registro del stock de hacienda del tambo ordenado por categoría.
• Registro del uso de la superficie con detalle del tipo de recursos forrajeros disponibles.
• Registro de los movimientos de hacienda y manejo del rodeo en el tiempo.
• Registro de los niveles de producción diarios y mensuales en litros de leche, kilos de grasa y de proteína.
• Registro de las mortandades en cada categoría del rodeo.
• Registro de tratamientos sanitarios que hubiera recibido el rodeo.
• Registro del estado reproductivo de las hembras adultas.
• Registro del uso de suplementos alimenticios (heno, silajes y concentrados).

Índices:

• Producción diaria de leche por cabeza.
• Producción de grasa butirosa por hectárea.
• Carga animal en cabezas y Equivalente ganadero.
• Intervalo entre partos promedio del rodeo.
• Relación vaca en ordeño sobre vacas totales. (%VO/VT).
• Número de servicios por preñez.
• Nivel de suplementación en gramos de equivalente grano por litro de leche.
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Limitantes: no brindan información de resultado económico de las actividades ni de la empresa.

"Se puede ser un excelente productor y estar al borde de la quiebra o fundido"

Etapa 2 : Control de ingresos y egresos. "Ordenando las facturas y los papeles sueltos".

Se trata de ir pasando en limpio en un plan de cuentas ordenado todos aquellos gastos que vamos efectuando mensualmente para llevar adelante la explotación de la empresa lechera. Una vez ordenados los ingresos y gastos de cada mes en dichos planes de cuenta, la herramienta nos informa sobre el saldo financiero de cada mes de actividad (Empezamos a resolver las preguntas de la Situación 1) y detecta la incidencia de cada cuenta en la formación de los ingresos o gastos del período considerado. Permite detectar los meses de excedente y déficit financiero y calcular el saldo acumulado al final del ejercicio, con lo cual sabremos si llegamos al final del período con un excedente o faltante de dinero, y también nos muestra los desfasajes entre ingresos y gastos durante el año.

Limitantes: no nos permite anticiparnos a los problemas y no nos contesta a qué se debieron los resultados y, en caso de que hagamos varias actividades, cuáles tuvieron resultado negativo, cuales resultado positivo y cuánto aportó cada actividad al resultado final de la empresa.

Etapa 3 : Margen bruto lechero y de otras actividades.

Cuando conseguimos separar los ingresos y gastos directamente imputables a cada actividad productiva podemos calcular los márgenes brutos, lo cual es un gran avance, ahora sabemos cuánto dinero genera cada actividad y, si lo dividimos por las unidades de producto generadas, podemos calcular el margen bruto en pesos por litro de leche, por hectárea dedicada al tambo, por vaca en ordeño o por vaca total.

También podemos saber el costo del litro de leche y simular nuevos costos cambiando el precio de los insumos que usamos, diferentes niveles de suplementación, producciones por vaca y muchas variantes más. En esta etapa encontramos las respuestas a las preguntas de la Situación 2.

También podemos comparar entre actividades productivas, o una misma actividad en diferentes períodos de tiempo.

Limitantes: el margen bruto tomado en forma aislada permite un análisis parcial de las actividades productivas, no refleja el total de la realidad ni el peso de la estructura y el costo de administración de la empresa, tampoco muestra el impacto de las posibles deudas.

Etapa 4 : Cálculo del Resultado por Producción (llamado también Gestión Económica).

En este caso le integramos al cálculo de los márgenes brutos la cuantificación y análisis de los gastos generales de la empresa, impuestos, gastos administrativos, viáticos, seguros, y otros gastos que no son imputables a una sola actividad. Permite cargar los gastos de administración y estructura y relacionar el resultado de la empresa con el capital invertido en el proceso productivo a través del cálculo de la rentabilidad.

En este caso estamos llegando a responder con mucha más precisión a las preguntas de la Situación 2. De hecho, y como una ventaja para la actividad lechera, hay variantes simplificadas que permiten calcular mini márgenes brutos mensuales que sirven de aproximación para conocer la gravedad o no de la situación en la que nos movemos. Ahora podemos calcular cuánto estamos efectivamente ganando o perdiendo por litro de leche, cuánto dinero podremos retirar sin descapitalizar la empresa y muchas cosas más.

Limitantes: El tiempo de análisis es pasado. La periodicidad es demasiado larga, 1 vez cada 12 meses. Es exclusivamente una herramienta de control y no contempla o brinda información acerca de la evolución del patrimonio de la empresa.

Etapa 5 : Presupuestación financiera y su control mensual.

Es una herramienta ideal para detectar faltantes y excedentes financieros con anticipación al momento en que aparezcan, permitiéndonos así prepararnos para resolver las diferentes situaciones de liquidez de la empresa. El control del presupuesto financiero permite ir verificando o corrigiendo sobre la marcha los desvíos que se produzcan respecto a los valores presupuestados. Es la herramienta ideal para poder contestar las preguntas planteadas en la Situación 3.

Limitantes: No informa sobre la evolución del estado patrimonial o la eficiencia productiva o comercial de las actividades de la empresa.

Etapa 6 : Análisis Patrimonial.

Este análisis permite conocer el origen y destino o aplicación de los fondos que hemos manejado durante el ejercicio, dándonos una idea de la evolución que ha sufrido nuestro patrimonio (Capital productivo, nivel de endeudamiento, reservas en bienes o en dinero, stocks, etc).

En este nivel de análisis podemos responder las preguntas o dudas que se plantean en la Situación 4.

Limitantes: Al igual que el resultado por producción, se calcula una vez cada 12 meses y da una idea de la evolución en el pasado. (Herramienta de control).

Etapa 7 : Planeamiento Económico.

El planeamiento económico engloba e integra las 6 etapas anteriores en un proceso continuo de anticipación y control que permite alimentar constantemente al empresario con información para la correcta toma de decisiones; es la técnica ideal para ser aplicada.

Estas 7 etapas marcan una evolución en el manejo de la información y el planeamiento de la empresa.

No importa si usamos todas las técnicas desde un principio; lo que importa es tomar conciencia de la trascendencia que tiene disponer de un sistema de registros que provea información correcta, y comenzar su implementación lo antes posible.

Manejar una empresa sin información es como manejar un auto sin tablero de instrumentos.

Así como podemos fundir el motor por no ver el nivel de aceite, podemos fundir la empresa por no tener idea de nuestra evolución patrimonial o nivel de endeudamiento.

Así como podemos quedarnos sin combustible, sin capital circulante – caja – y tener que endeudarnos.

Hoy, más que hace unos años, el esfuerzo de dedicar tiempo a la recolección y análisis de datos (físicos y económicos) es una técnica muy económica de implementar y con un impacto altísimo en la marcha y los resultados de la empresa.

El correcto manejo de la información es una de las claves que sin lugar a dudas define quiénes se quedan y quiénes se van del negocio agropecuario.

Fernando Ravaglia

Ingeniero Agrónomo egresado de la Facultad de Agronomía de la Universidad de Buenos Aires
Especialista en diagnóstico, optimización y manejo de empresas agropecuarias.
Brinda asesoramiento y capacitación a productores y técnicos rurales en temas de gestión empresaria. 

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